Microsoft Word dan Microsoft Excel

1.      Microsoft Word

            Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang cukup lengkap dan lebih otomatis. bahkan perintah dan fungsi yang disediakan oleh software ini menunjang berbagai keperluan mulai dari pengetikan atau penyusunan naskah biasa, laporan, surat kabar sampai dengan fax.

Pada Bab ini kita akan berkenalan dengan menu Home.

Pada menu ini terdapat kelompok toolbar

•Clipboard
•Font
•Paragraph
•Styles
• Editing

Cara memulai aplikasi Microsoft Word

Langkah-langkah :

1.                  Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.

2.                  Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Office Word 2007.

3.                  Muncul Gambar berikut

Unsur-unsur utama Layar Ms Word.

·                     Judul Window

Baris Judul Menampilkan nama file dan aplikasi Microsoft Word, nama file sebelum dirubah adalah Document1, Document2 dan seterusnya

Di pojok kanan sebelahnya window terdapat button  untuk melakukan minimize, maximize dan menutup aplikasi word.

·                     Office Button 

Digunakan untuk
- Membuat file
- Membuka file
- Menyimpan file
- Mencetak
- Keluar dari word

            Disebelah kanan office button terdapat button  yang digunakan untuk menyimpan, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar

·                     Customize Quick Access Toolbar 

            Digunakan untuk menampilkan button2 yang diinginkan untuk tampil pada task bar, sebagai contoh jika kita klik button open dan new document, akan muncul button tersebut pada task bar  sebagai tips, tampilkan button yang sering anda gunakan untuk mempercepat pengerjaan.

·                     Menu

            Menu pada Ms Word 2007 ditunjukkan pada gambar berikut

            Setiap menu yang aktif (yang kita Klik) akan memunculkan toolbar dibawahnya.

·                     Toolbar

            Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar yang berbentuk tombol) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program. Sebagai contoh kalo kita klik menu Home, akan muncul toolbar berikut

2.      Microsoft office Excel

            Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

a.       Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007

Langkah-langkah:

1.    Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.

2.    Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.

3.    Muncul program Microsoft Excel 

b.      Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus 

mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel 

1)      Judul

            Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

2)      Office Button

            Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat 

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish 

dokumen.

3)       Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

            Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses 

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4)       Toolbar

            Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5)       Help

            Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6)       Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

7)      Cell

8)      Nomor Baris

9)      Nomor Kolom

10)  Nama Range

11)  Fungsi

12)  Penggulung vertical dan horisontal

            Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal

c.       Memulai Buat Dokumen

             Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill.

d.      Penggunaan Cell

            # Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

            # Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

e.        Penggunaan AutoFill

            Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai

            Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat.

f.       Penggunaan format Tabel dan Cell

            Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti member border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini kemudian akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.